Правові засади застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг в України визначає Закон України від 06 липня 1995 року №265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» (з наступними змінами та доповненнями) (далі за текстом - Закон №265). Законами України від 28 грудня 2014 року №71-VIII «Про внесення змін до Податкового кодексу України та деяких законодавчих актів України щодо податкової реформи» (далі за текстом - Закон №71) та від 01 липня 2015 року №569-VIII «Про внесення змін до Податкового кодексу України та деяких законів України щодо застосування реєстраторів розрахункових операцій» (далі за текстом - Закон №569) пункт 9 статті 3 Закону №265 викладено в новій редакції, якою передбачено, що суб'єкти господарювання, які здійснюють розрахункові операції в готівковій та/або в безготівковій формі (із застосуванням платіжних карток, платіжних чеків, жетонів тощо) при продажу товарів (наданні послуг) у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг, а також операції з приймання готівки для подальшого її переказу зобов'язані щоденно друкувати на реєстраторах розрахункових операцій (за виключенням автоматів з продажу товарів (послуг) фіскальні звітні чеки у разі здійснення розрахункових операцій.
Відповідно до абзацу 4 статті 2 розділу І Загальних положень Закону №265 визначено, що розрахункова операція - приймання від покупця готівкових коштів, платіжних карток, платіжних чеків, жетонів тощо за місцем реалізації товарів (послуг), видача готівкових коштів за повернутий покупцем товар (ненадану послугу), а у разі застосування банківської платіжної картки - оформлення відповідного розрахункового документа щодо оплати в безготівковій формі товару (послуги) банком покупця або, у разі повернення товару (відмови від послуги), оформлення розрахункових документів щодо перерахування коштів у банк покупця.
Фіскальний звітний чек - документ встановленої форми, надрукований реєстратором розрахункових операцій, що містить дані денного звіту, під час друкування якого інформація про обсяг виконаних розрахункових операцій заноситься до фіскальної пам'яті (абзац 24 статті 2 розділу І Загальних положень Закону №265).
Згідно з пунктом 4 розділу 3 Порядку реєстрації та застосування реєстраторів розрахункових операцій, що застосовуються для реєстрації розрахункових операцій за товари (послуги), затвердженого наказом Міністерства доходів і зборів України від 28.08.2013 №417 «Про затвердження нормативно-правових актів щодо застосування реєстраторів розрахункових операцій та книг обліку розрахункових операцій», який зареєстровано в Міністерстві юстиції України 19.09.2013 за №1618/24150 (з наступними змінами та доповненнями) (далі за текстом - Наказ №417) суб'єкти господарювання, які використовують реєстратори розрахункових операцій для здійснення розрахункових операцій у готівковій та/або безготівковій формі (із застосуванням платіжних карток, платіжних чеків, жетонів тощо) при продажу товарів (наданні послуг) у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг, зобов'язані у кінці робочого дня (зміни) друкувати на реєстраторі розрахункових операцій (за винятком автоматів з продажу товарів (послуг)) фіскальні звітні чеки і забезпечувати їх зберігання в книгах обліку розрахункових операцій.
Також, згідно з вимогами Порядку реєстрації та ведення розрахункових книжок, книг обліку розрахункових операцій, який затверджено Наказом №417 суб'єкти господарювання, які здійснюють розрахункові операції в готівковій та/або безготівковій формі (із застосуванням платіжних карток, платіжних чеків, жетонів тощо) при продажу товарів (наданні послуг) у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг, зобов'язані зареєструвати книги обліку розрахункових операцій на кожний зареєстрований реєстратор розрахункових операцій за основним місцем обліку суб'єкта господарювання як платника податків.
Використання книги обліку розрахункових операцій, зареєстрованої на реєстратор розрахункових операцій, передбачає підклеювання фіскальних звітних чеків на відповідних сторінках книги обліку розрахункових операцій та щоденне виконання записів про рух готівки та суми розрахунків (пункт 6 глави 4 розділу ІІ Порядку реєстрації та ведення розрахункових книжок, книг обліку розрахункових операцій).
При цьому відповідно до пункту 7 статті 3 Закону №265 суб'єкти господарювання, які використовують реєстратори розрахункових операцій (крім електронних таксометрів, автоматів з продажу товарів (послуг) та реєстраторів розрахункових операцій, що застосовуються для обліку та реєстрації операцій з купівлі-продажу іноземної валюти) повинні подавати до органів державної податкової служби по дротових або бездротових каналах зв'язку електронні копії розрахункових документів і фіскальних звітних чеків, які містяться на контрольній стрічці в пам'яті реєстраторів розрахункових операцій або в пам'яті модемів, які до них приєднані.
Підпунктом 44.3 статті 44 Податкового кодексу України визначено, що платники податків зобов'язані забезпечувати зберігання документів, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування та/або податкових зобов'язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерської звітності, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством, а також документів пов'язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, не менш як 1095 днів з дня подання податкової звітності, для складання якої використовуються зазначені документи.
Вимоги до звітів, які повинен забезпечувати та формувати реєстратор розрахункових операцій затверджені постановою Кабінету Міністрів України від 18.02.2002 №199 «Про затвердження вимог щодо реалізації фіскальних функцій реєстраторами розрахункових операцій для різних сфер застосування» (з наступними змінами та доповненнями).
Порядок технічного обслуговування та ремонту реєстраторів розрахункових операцій затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 12.05.2004 №601 (з наступними змінами та доповненнями).
Порядок ведення касових операцій у національній валюті України підприємствами (підприємцями), а також окремі питання організації банками роботи з готівкою в Україні визначаються Положенням про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, яке затверджене постановою Правління Національного банку України від 15 грудня 2004 року №637 та зареєстроване в Міністерстві юстиції України 13 січня 2005 за №40/10320 (з наступними змінами та доповненнями) (далі за текстом - Положення №637) відповідно до пункту 2.6 глави 2 якого уся готівка, що надходить до кас, має своєчасно (у день одержання готівкових коштів) та в повній сумі оприбутковуватися.
При цьому, у разі проведення готівкових розрахунків із застосуванням реєстраторів розрахункових операцій або використанням розрахункових книжок оприбуткуванням готівки є здійснення обліку зазначених готівкових коштів у повній сумі їх фактичних надходжень у книзі обліку розрахункових операцій на підставі фіскальних звітних чеків реєстратора розрахункових операцій (даних розрахункових книжок) (абзац 3 пункту 2.6 глави 2 Положення №637).
Відповідальність за неоприбуткування (неповне та/або несвоєчасне) у касах готівки, передбачена абзацом 3 статті 1 Указу Президента України від 12 червня 1995 року №436/95 «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки» (з наступними змінами та доповненнями).
Законом №265 та Положенням №637, крім фіскального звітного чеку (Z-звіту) сформованого, роздрукованого та збереженого у відповідності до вищевказаних нормативно-правових актів не передбачено інших документів, які є підтвердженням занесення інформації про обсяг розрахункових операцій до фіскальної пам'яті реєстратора розрахункових операцій та які б свідчили про оприбуткування (облік) готівки в касі на повну суму її фактичних надходжень, у разі проведення готівкових розрахунків із застосуванням реєстраторів розрахункових операцій або використанням розрахункових книжок.
Враховуючи вищевикладене, з метою упередження та недопущення порушень вимог чинного законодавства щодо застосування реєстраторів розрахункових операцій та порядку ведення касових операцій, необхідно використовувати якісні витратні матеріали при роздрукуванні фіскальних звітних чеків, що забезпечить їх зберігання протягом визначеного строку.