Сьогодні, 15 листопада 2017 року, набув чинності наказ МФУ від 06.06.2017 р. № 557, яким затверджено Порядок обміну електронними документами з контролюючими органами (далі – Порядок 557) та передбачено, зокрема, нові форму і порядок укладення Договору про визнання електронних документів.
Одночасно втратив чинність наказ Державної податкової адміністрації України від 10 квітня 2008 року № 233 «Про подання електронної податкової звітності».
Порядком 557 визначено, що електронний документообіг здійснюється відповідно до законодавства та на підставі Договору, що визначає взаємовідносини суб'єктів електронного документообігу (СЕД).
Фізичні особи, які не є самозайнятими особами, автоматично вважаються СЕД та мають право подавати електронні документи до контролюючих органів виключно з використанням ЕЦП.
Юридичні особи, самозайняті особи, податкові агенти, контролюючі органи, органи державної влади, органи місцевого самоврядування набувають статусу СЕД з дати укладення Договору про визнання електронних документів.
Одразу зазначимо, що чинні договори про визнання електронних документів продовжують діяти до виникнення підстав, визначених пунктом 14 розділу ІІІ Порядку 557, а саме:
- отримання інформації від АЦСК про завершення строку чинності (або скасування) посиленого сертифіката керівника;
- отримання інформації з Єдиного державного реєстру про зміну керівника;
- отримання інформації з Єдиного державного реєстру про державну реєстрацію припинення юридичної особи;
- наявність в Реєстрі самозайнятих осіб інформації про зняття з обліку самозайнятої особи як платника податків в контролюючому органі;
- наявність у Державному реєстрі інформації про закриття реєстраційного номера облікової картки платника податків підписувача Заяви про приєднання до Договору (керівника) у зв’язку зі смертю.
Передбачений Порядком 557 Договір про визнання електронних документів має форму публічної оферти – договору приєднання, укладається шляхом акцепту контролюючим органом надісланої платником Заяви про приєднання
Надіслану Заяву контролюючий орган зобов’язаний розглянути протягом 1 робочого дня.
Підтвердженням приєднання до Договору є отримання СЕД другої квитанції про прийняття Заяви про приєднання до Договору.
Підставами для відмови у прийнятті Заяви про приєднання до Договору та відповідно у приєднанні до Договору є:
- відсутність автора на обліку у контролюючому органі;
- невідповідність реєстраційних даних автора, зазначених у Заяві про приєднання до Договору, даним Єдиного державного реєстру та Державного реєстру фізичних осіб - платників податків (далі - Державний реєстр);
- наявність у Єдиному державному реєстрі запису про державну реєстрацію припинення юридичної особи або припинення підприємницької діяльності фізичної особи - підприємця;
- наявність в Державному реєстрі інформації про закриття реєстраційного номера облікової картки платника податків підписувача Заяви про приєднання до Договору (керівника) у зв’язку зі смертю;
- наявність діючого Договору.
У такому випадку у другій квитанції зазначаються причини неприйняття Заяви про приєднання.
Зверніть увагу!
Якщо до моменту спливу робочого дня, наступного за днем отримання зазначеної Заяви (дату зафіксовано у першій квитанції), контролюючий орган не повідомив СЕД про приєднання до Договору або відмову в приєднанні, то приєднання здійснюється автоматично у момент спливу такого строку (дата, зафіксована у другій квитанції).
Дія Договору може бути припинена за ініціативи СЕД - підписувача Заяви про приєднання до Договору (керівника, повноважного представника), або за наявності підстав, визначених пунктом 14 розділу ІІІ Порядку 557 (див. вище).
У день припинення дії Договору контролюючий орган направляє СЕД автоматично сформоване повідомлення про припинення дії Договору.
Зверніть увагу!
У разі наявності діючого Договору та у разі зміни місцезнаходження або місця проживання СЕД, внаслідок чого змінюється адміністративно-територіальна одиниця та контролюючий орган, в якому СЕД перебуває на обліку, Заява про приєднання до Договору до контролюючого органу за новим місцезнаходженням не направляється.
Згідно Порядку 557, електронні документи – це створені в електронній формі з дотриманням вимог законів щодо електронного документообігу та електронного цифрового підпису документи, складення, подання чи надіслання яких передбачається Податковим кодексом, іншими нормативно-правовими актами, прийнятими на підставі та на виконання ПКУ, чи пов’язане з реалізацією прав та обов’язків платника та контролюючих органів згідно із нормами Кодексу, у тому числі:
- податкова звітність,
- звітність зі сплати єдиного внеску,
- фінансова та статистична звітність,
- податкові та акцизні накладні,
- розрахунки коригування до податкових та акцизних накладних,
- заяви,
- довідки,
- сервісні запити,
- витяги,
- договори,
- повідомлення,
- рішення та ін.
Електронні форми документів у форматі за стандартом на основі специфікації eXtensibleMarkupLanguage (XML) розміщується та підтримується у актуальному стані на офіційному веб-порталі ДФС.
Автоматизована перевірка електронного документу, надісланого на адресу контролюючого органу, здійснюється в день надходження або не пізніше наступного робочого дня, якщо електронний документ надійшов після закінчення операційного дня або за 1 годину до його закінчення, та включає:
- перевірку правового статусу ЕЦП шляхом встановлення чинності посиленого сертифіката ключа підписувача на час підписання електронного документа та відповідності особистого ключа підписувача відкритому ключу, зазначеному у посиленому сертифікаті. При цьому дата та час накладення ЕЦП встановлюються за даними позначки часу, отриманої підписувачем від АЦСК в момент підпису, а чинність посиленого сертифіката на цей момент встановлюється за даними відповідного онлайн-сервісу АЦСК (OCSP) та/або даними актуальних списків відкликаних сертифікатів (CRL) зазначеного АЦСК;
- перевірку обов’язковості та послідовності накладення на електронний документ ЕЦП підписувачів та електронної печатки (за наявності) у встановленому порядку;
- перевірку відповідності електронного документа затвердженому формату (стандарту);
- перевірку наявності обов’язкових реквізитів;
- перевірку наявності Заяви про приєднання до Договору;
- перевірку дії Договору.
Перша квитанція надсилається автору електронного документа протягом 2х годин із часу його отримання контролюючим органом, в іншому разі — протягом перших 2х годин наступного операційного дня.
У разі негативних результатів автоматизованої перевірки у першій квитанції повідомляється про неприйняття електронного документа із зазначенням причин, у такому випадку друга квитанція не формується.
Якщо протягом встановленого строку після відправки електронного документа не надійшла перша квитанція, електронний документ вважається не одержаним адресатом.
Не пізніше наступного робочого дня з моменту формування першої квитанції формується друга квитанція, яка є підтвердженням про прийняття (реєстрацію) або повідомленням про неприйняття в контролюючому органі електронного документа. У другій квитанції зазначаються реквізити прийнятого (зареєстрованого) або неприйнятого (із зазначенням причини) електронного документа, результати обробки в контролюючому органі (дата й час прийняття (реєстрації) або неприйняття, реєстраційний номер, дані про автора та підписувача (підписувачів) електронного документа й автора квитанції).
У разі наявності другої квитанції про прийняття електронного документа датою та часом прийняття (реєстрації) електронного документа контролюючим органом вважаються дата та час, зафіксовані у першій квитанції.
Суб’єкти електронного документообігу самостійно визначають режим доступу до електронних документів, що містять конфіденційну інформацію, та встановлюють для них систему (способи) захисту.
Обов’язкові реквізити електронних документів визначаються законодавством.
Контроль за введенням даних, їх повнотою та достовірністю під час створення електронного документа покладається на його автора.
Створення електронного документа завершується накладанням на нього ЕЦП підписувача (підписувачів), електронної печатки (за наявності), як передбачено для аналогічного документа в паперовому вигляді.
Для надання права підпису електронних документів (крім Заяви про приєднання до Договору) іншим особам, яким делеговано право підпису, СЕД повідомляє про таких осіб контролюючий орган шляхом направлення Повідомлення про надання інформації щодо ЕЦП в електронному вигляді за формою згідно з Додатком 2 до Порядку 557. До Повідомлення вноситься інформація про підписувачів, яким надається право підпису електронних документів (крім Заяви про приєднання до Договору), на Повідомлення першими накладаються ЕЦП усіх осіб, включених до Повідомлення, у порядку черговості їх внесення до Повідомлення, після них - ЕЦП підписувача Заяви про приєднання до Договору (керівника) і останньою - електронна печатка (за наявності).
Електронні документи надсилаються з урахуванням установлених законодавством граничних строків для подання таких документів.
Електронні документи, відправлені після закінчення строку, встановленого законодавством для подання аналогічних документів в паперовому вигляді, вважаються поданими з порушенням строків їх подання.
На сьогоднішній день електронні форми документів, які введені в дію новим Порядком, ще не опубліковані в реєстрі форм електронних документів на офіційному веб-порталі ДФС, тому можна використовувати існуючі форми.