ДФС України у листі від 04.05.2016 р. №9985/6/99-95-42-01-16-01-15 нагадує, що первинні документи в електронному вигляді застосовуються у бухобліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Для повноцінного існування електронних документів необхідно не тільки підтвердити особу підписувача (автора), а й забезпечити доведення цілісності таких документів протягом часу їх використання та зберігання. 

Створення електронного документа може завершуватися накладенням електронного підпису, який на відміну від ЕЦП використовується суб’єктами електронного документообігу виключно на договірних засадах та призначений лише для ідентифікації автора.

Водночас оригінал електронного документа повинен давати змогу довести його цілісність та справжність у порядку, визначеному законодавством. При цьому юридична та доказова сила такого документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму.

Згідно з п. 2.3 Положення №88, первинні документи в електронному вигляді застосовуються у бухобліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг та законодавства у сфері ЕЦП.

Також Положенням передбачено, що первинні документи, облікові регістри та бухгалтерська звітність, створені у формі електронного документа, повинні зберігатися на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях, та протягом строку, що не повинен бути меншим від строку, встановленого для відповідних документів на папері.

Додатково податківці зауважують, що за правовим статусом ЕЦП прирівнюється до власноручного підпису (печатки), якщо:

• ЕЦП підтверджено з використанням посиленого сертифіката ключа за допомогою надійних засобів цифрового підпису;
• під час перевірки використовувався посилений сертифікат ключа, чинний на момент накладення ЕЦП;
• особистий ключ підписувача відповідає відкритому ключу, зазначеному у сертифікаті.